المشكلة: التحضير يختفي من أرقامك
كل صباح يحوّل المطبخ الطماطم والبصل والبهارات إلى قدر صوص، والطحين إلى عجين، والسكر والفانيلا إلى شراب. تخرج المواد الخام من الرف، لكن لا شيء يسجل أين ذهبت. ثم يدخل الصوص في عشرات الأطباق، فتصبح تكلفتها تخمينا، ويبتعد مخزون المواد الخام عن الموجود فعلا. برنامج تحضير الدفعات يسجل كل دفعة كخطوة حقيقية: تخرج المكونات وتدخل مادة التحضير، ومعها تكلفتها.
هذا مهم أكثر في الأماكن التي يكون فيها التحضير جزءا كبيرا من الشغل: الكافيهات التي تصنع الشراب والكريمة الباردة بنفسها، والمخابز بعجينها وحشواتها، ومحلات الشاورما والمشويات بتتبيلاتها وصوص الثوم، والمطابخ المركزية التي تحضّر لعدة فروع. وفي كل هذه الحالات مادة التحضير هي ما يبيعه المنيو فعلا، فيجب أن تكون تكلفتها ومخزونها واضحين مثل المواد الخام.
الخطوة 1: أنشئ وصفة تحضير
- افتح «الوصفات» واضغط «وصفة جديدة».
- اختر «دفعة تحضير نحفظها في المخزون» واكتب اسم الوصفة، مثل صوص الثوم.
- من «تنتج» ابحث عن مادة التحضير أو اكتب اسما جديدا لإضافتها إلى المخزون، واختر وحدة العد مثل اللتر أو الكيلوغرام.
- حدد «الدفعة الواحدة تنتج»، أي الكمية التي تضيفها الدفعة إلى المخزون.
- اضغط «إنشاء وإضافة المكونات» وأضف ما تستهلكه الدفعة الواحدة.
بعد ذلك أضف مادة التحضير كمكوّن في وصفات الأطباق مثل أي مادة مخزون أخرى. وصفة الشكشوكة مثلا تستخدم 120 مليلترا من صوص الشكشوكة، وتشمل بطاقة تكلفتها التكلفة الحقيقية لهذا الصوص.
الخطوة 2: سجّل الدفعة من إدارة الأعمال
افتح «المخزون» ثم «تحضير دفعة»، أو افتح وصفة التحضير واضغط زر تحضير دفعة. من «اختر وصفة تحضير» اختر الوصفة، ثم أدخل «كم حضرت؟» بعدد الدفعات أو بوحدة المادة نفسها، مثلا دفعتان أي ثلاثة لترات. في الأسفل ترى ما يُخصم من المخزون وما لديك الآن. وتعرض «تكلفة الدفعة» كم كلفتك هذه الدفعة وتكلفة اللتر الواحد. وإذا لم تُحضّر اليوم غيّر «متى تم تحضيرها؟»، وأضف ملاحظات إن احتجت، ثم اضغط «تأكيد الدفعة». أصبحت مادة التحضير في المخزون، وتظهر الدفعة تحت «حُضّر اليوم».
الخطوة 3: أو سجّلها من شاشة المطبخ
الطباخ لا يحتاج لوحة التحكم. على شاشة المطبخ اضغط «الإعدادات» ثم «تحضير دفعة». اختر وصفة التحضير وعدد الدفعات التي حضّرتها، فتعرض الشاشة الكمية التي تُضاف إلى المخزون وكل مكوّن يُخصم منه. اضغط «تأكيد الدفعة». وإذا كان خطأ اضغط «تراجع» فورا، وإلا اضغط «تم» وارجع إلى الطلبات. يظهر هذا الخيار على شاشة المطبخ عندما تشمل باقتك المخزون.
عندما يكون أحد المكونات ناقصا
إذا كان المخزون يقول إن مكوّنا لا يكفي، تتوقف الدفعة حتى تقلل الكمية، أو تختار «حضّرها على أي حال وسجّل النقص». هذا الخيار مفيد عندما يكون الرف صحيحا والنظام متأخرا، مثل شحنة وصلت ولم تُستلم في النظام بعد. وتنبهك الوصفة أيضا إذا كانت الكمية المسجلة لا تكفي لدفعة واحدة.
ما هو مشمول وما هو غير مشمول
- مشمول: وصفات التحضير، وتكلفة الدفعة وتكلفة الوحدة، وتسجيل الدفعات من إدارة الأعمال أو شاشة المطبخ، والتراجع ما دامت مادة التحضير لم تُستخدم، واستخدام مواد التحضير في وصفات الأطباق.
- كل مادة تحضير تنتجها وصفة تحضير واحدة، ووصفة التحضير لا تُباع في المنيو مباشرة.
- التسجيل يحتاج صلاحية إدارة المخزون وأوامر الشراء والجرد أو صلاحية تعبئة المخزون وتعديله، وموظفو المطبخ يسجلون من شاشة المطبخ.
- غير مشمول: Wink You لا يتوقع كمية التحضير المطلوبة ولا يجدول الدفعات. فريقك يقرر ماذا يحضّر، والبرنامج يسجله ويحافظ على صحة المخزون والتكلفة.
نصائح لتطبيقه بشكل صحيح
- ابدأ بالتحضير الذي تسويه كل يوم: الصوصات والعجين والشراب والتتبيلات، فهنا يختفي أغلب المخزون الخام.
- اجعل «الدفعة الواحدة تنتج» مساوية لما يخرج فعلا من القدر بعد الطبخ، وليس مجموع المكونات الخام، لأن الماء يتبخر وجزء من المواد يُرمى أثناء التنظيف.
- اطلب من الطباخين تسجيل الدفعة من شاشة المطبخ فور انتهائها، ليطابق المخزون الثلاجة قبل بداية الخدمة.
- اجرد مواد التحضير مثل أي مادة مخزون أخرى، فأي فرق فيها يكشف تحضيرا حصل ولم يُسجل.
- راقب تكلفة الوحدة في كل دفعة، فإذا كان الصوص أغلى مما توقعت فكل طبق يستخدمه أغلى أيضا.
أسئلة شائعة
كيف أسجل إننا سوينا دفعة صوص؟
من «المخزون» ثم «تحضير دفعة» في إدارة الأعمال، أو من «الإعدادات» ثم «تحضير دفعة» على شاشة المطبخ. اختر الوصفة وعدد الدفعات ثم أكّد.
طريقة حساب تكلفة صوص يدخل في أطباق كثيرة
اجعله وصفة تحضير، ثم أضف الصوص كمكوّن في وصفة كل طبق. يأخذ كل طبق الصوص بتكلفة الوحدة، وهي محسوبة من مكونات الدفعة.
هل أقدر أتراجع عن دفعة سجلتها بالغلط؟
نعم، ما دامت مادة التحضير التي أنتجتها لم تُستخدم بعد. على شاشة المطبخ اضغط «تراجع» مباشرة بعد التأكيد، وفي إدارة الأعمال استخدم التراجع على الدفعة تحت «حُضّر اليوم».
هل تظهر مواد التحضير في المخزون والجرد؟
نعم. مادة التحضير هي مادة مخزون، فتظهر في «مواد المخزون» بكميتها وتكلفتها، وتجردها مثل أي مادة أخرى.
اجعل التحضير جزءا من مخزونك
اقرأ المزيد في winkyou.com/ar/products/inventory وwinkyou.com/ar/products/kitchen-display. والأدلة: winkyou.com/ar/support/inventory/how-to-make-a-prep-batch وwinkyou.com/ar/support/kitchen-display/how-to-make-a-prep-batch-on-the-kitchen-screen.
