لماذا يضيع التموين بين الأوراق
التموين من أحسن مصادر الدخل للمطعم في الخليج: فطور المكاتب، وجمعات المجالس، والأعراس، وليالي الغبقة في رمضان، وفعاليات المدارس. وهو بعد أكثر شغل يدار من محادثة واتساب وملف إكسل. عرض السعر في رسالة، والعربون في ظرف كاش، والمبلغ النهائي في ذاكرة أحد. ولما تخلص المناسبة غالبا ما يوصل البيع للتقارير ولا لأرقام الضريبة، ولو ألغى العميل ما أحد متأكد كم دفع. طلبات التموين تحتاج مكانها الخاص، بحالة وقائمة أصناف وسعر ودفعات حقيقية.
أنشئ المناسبة
- افتح «التموين» تحت الطلبات في القائمة الجانبية، واضغط «فعالية جديدة».
- اختر الفرع، والعميل إذا تبي.
- اكتب اسم الفعالية وتاريخها ووقتها، وأضف الموقع وعدد الضيوف.
- حدد الحالة: استفسار، تم التسعير، مؤكد، قيد التنفيذ، مكتمل، ملغى.
- في «أصناف القائمة» اضغط «إضافة صنف» واختر منتج، أو اكتب أي صنف، مع الكمية. إجمالي القائمة ينحسب من أسعار اليوم، وزر «استخدامه كعرض سعر» ينسخه في عرض السعر.
- أدخل مبلغ عرض السعر (وبعدين المبلغ النهائي) بعملتك، وأضف المتطلبات الخاصة والملاحظات، ثم احفظ.
اسم الفعالية والتاريخ والكمية لكل صنف حقول مطلوبة. والقائمة تتنقل بين «القادمة» والسابقة، وتقدر تفلتر حسب الفرع أو الحالة أو تبحث. المناسبة المكتملة أو الملغاة تنقفل، وزر إعادة فتح الفعالية يفتحها إذا احتجت تغير شي.
أصدر الفاتورة واستلم العربون
هذا الجزء اللي يحول ملاحظة الحجز لفلوس حقيقية. افتح المناسبة بزر «تعديل» وانزل إلى «الفاتورة والدفعات». اضغط «فوترة هذه المناسبة» فتصير المناسبة عملية بيع عادية من نوع تموين، بالمبلغ النهائي (أو عرض السعر)، مع ضريبة الفرع وأي خصم. يظهر لك سعر المناسبة والخصم والضريبة و«الإجمالي المطلوب». اضغط «تسجيل دفعة مقدمة»، واكتب المبلغ، واختر «جهاز البطاقة» أو «نقداً»، ثم «تسجيل الدفعة». يرتفع «المدفوع حتى الآن» وينزل «المتبقي». ويوم المناسبة تستلم الباقي بزر تسجيل دفعة.
لأن الفاتورة طلب عادي، العربون والدفعة الأخيرة ينحسبون في المبيعات والضريبة وتقرير Z مثل أي بيع، والبيع ينحسب لما ينسدد كامل. وفيه قواعد تخلي الحسابات مضبوطة: المناسبة لازم يكون لها فرع وعرض سعر أو مبلغ نهائي قبل الفوترة. وطول ما هي مفوترة يكون السعر والخصم والفرع مقفلين، وإلغاء الفاتورة ممكن بس إذا ما انسدد شي. والكاش يحتاج درج نقدية مفتوح في الفرع، وينقرب لأصغر عملة معدنية مثل الكاشير.
مثال عملي
شركة تحجز فطور لأربعين شخص في مكتبها يوم الثلاثاء الجاي. من أول اتصال تسوي المناسبة بحالة استفسار مع التاريخ والوقت والموقع وعدد الضيوف. تضيف الأصناف، مثلا 40 كرواسون و40 قهوة و4 صواني فواكه، وزر «استخدامه كعرض سعر» يحول إجمالي القائمة لعرض السعر. تغير الحالة إلى «تم التسعير» وترسل السعر. ولما يوافق العميل تخليها مؤكدة، وتضغط «فوترة هذه المناسبة» وتستلم العربون بالبطاقة. ويوم الثلاثاء الفريق يجهز من أصناف المناسبة ويوصل، والمدير يستلم الباقي بزر تسجيل دفعة. تنتقل المناسبة إلى مكتمل وتنقفل. وكل رقم، من العربون إلى الضريبة، موجود في التقارير، بدون ملف إكسل تطابقه آخر الشهر.
عادتين تخلي التموين يمشي بسلاسة. اربط المناسبة بعميل، عشان يعرف الفريق منو يكلم وتطلع الفاتورة باسم صحيح. وخل الحالة صادقة: الاستفسار وتم التسعير هي فرصك القادمة، والمؤكد وقيد التنفيذ هي التزاماتك، وعرض «القادمة» يوضح وش لازم يخطط له المطبخ هذا الأسبوع.
إذا ألغى العميل
الفلوس المدفوعة على المناسبة تنرد أول، وبعدين تنلغي المناسبة، فما يظل شي معلق. حط الحالة ملغى واحفظ. إذا كان فيه مبلغ مدفوع تنفتح نافذة الاسترداد قبل الإلغاء. اختر الاسترداد بنفس طريقة الدفع أو نقدا، واكتب رقم الاسترداد من جهاز البطاقة لدفعات البطاقة، ثم اضغط استرداد وإلغاء. لازم تكون صلاحيتك تسمح بالاسترداد، وإلا يسويها صاحب النشاط أو المدير. ولحذف مناسبة مفوترة لازم تلغي فاتورتها أو تلغي المناسبة أول.
ما يشمله وما لا يشمله
- يشمل: المناسبات بالحالة والقائمة وعرض السعر والمبلغ النهائي والعربون والدفعات الجزئية والاسترداد والضريبة، وكلها داخل تقارير مبيعاتك العادية.
- فاتورة مناسبة التموين ما تروح شاشة المطبخ، لأن المناسبة غالبا بعد أيام، فالمطبخ يخطط الطبخ من أصناف قائمة المناسبة.
- ما فيه نموذج طلب تموين للعميل. المناسبات يسويها فريقك.
- التموين مو موجود في كل الباقات، ويحتاج صلاحية طلبات التموين (لصاحب النشاط ومدراء الفروع افتراضيا).
أسئلة شائعة
كيف آخذ عربون على طلب تموين؟
عدل المناسبة، واضغط «فوترة هذه المناسبة» في «الفاتورة والدفعات»، ثم «تسجيل دفعة مقدمة». اكتب المبلغ واختر طريقة الدفع واضغط «تسجيل الدفعة».
هل يظهر التموين في تقرير الضريبة؟
نعم، بعد الفوترة. الفاتورة بيع عادي بضريبة الفرع، فتوصل للمبيعات والضريبة وتقرير Z.
أقدر أغير السعر بعد الفوترة؟
بس إذا ألغيت الفاتورة، وهذا ممكن بس إذا ما انسدد عليها شي.
وش الطريقة الصحيحة لإلغاء مناسبة مدفوعة؟
حطها ملغاة، وWink You يطلب منك ترد المدفوع أول، وبعدها يلغيها.
التموين ضمن أدوات الجلوس داخل المطعم في winkyou.com/ar/products/qr-menu. وشاهد الخطوات في winkyou.com/ar/support/dine-in/how-to-take-a-catering-order و winkyou.com/ar/support/dine-in/how-to-bill-a-catering-event-and-take-a-deposit.