المشكلة: الشراء برسائل صوتية
في كثير من مطابخ الخليج ما زال الشراء يتم بمكالمة أو رسالة صوتية على واتساب للمورد. لا أحد يعتمد الطلب، والسعر هو ما يظهر في الفاتورة، وإذا وصلت الشحنة ناقصة صندوقا لا أحد يسجل ذلك. وفي آخر الشهر يرى المالك تكلفة طعام لا تتطابق مع المنيو ولا يعرف السبب. برنامج أوامر الشراء يسجل كل طلب وكل سعر وكل استلام، فتعرف ماذا طلبت وماذا وصل وكم كلّف.
الخطوة 1: الموردون والعبوات والأسعار
افتح «المشتريات» ثم «الموردون» واضغط «إضافة مورد». أضف الشخص المسؤول ورقم الهاتف مع رمز الدولة والبريد الإلكتروني، لتصل الطلبات إليه مباشرة. من «متى تدفع لهم» اختر مدة الدفع، وحدد أيام التوصيل ليأخذ كل طلب جديد التاريخ المتوقع الصحيح. ثم افتح صفحة المورد واضغط «إضافة منتج» لكل مادة تشتريها منه: من «كيف يبيعها المورد؟» اختر العبوة مثل علبة أو كيس، واكتب الكمية داخلها، وأدخل سعر العبوة، فترى أيضا السعر لكل كيلوغرام. فعّل «المورد المفضل» لتستخدمه الطلبات الجديدة أولا.
الخطوة 2: إنشاء أمر الشراء
- افتح «المشتريات» ثم «أوامر الشراء» واضغط «أمر شراء جديد». اختر «أمر فارغ» أو «من اقتراحات إعادة الطلب» أو «نسخ طلب سابق».
- اختر المورد، فتحدد أيام توصيله تاريخ التسليم المتوقع.
- ابحث عن كل مادة، فتظهر عبوة المورد وسعره تلقائيا، وتحدد أنت عدد العبوات.
- يمكنك إضافة «رسالة إلى المورد» يراها هو، و«ملاحظة خاصة» لا يراها.
- يعرض كل سطر الكمية بوحدة العد عندك، ويتحدث الإجمالي والضريبة أثناء الكتابة.
الخطوة 3: الموافقة قبل الإرسال
أوامر الشراء تحتاج عينا ثانية. يضغط الموظف «إرسال للموافقة» فينتظر الطلب في «بانتظار الموافقة». يفتحه المالك أو مدير آخر، ويراجع كل مادة وعبواتها وسعرها مقارنة بالمخزون الحالي، ثم يضغط «موافقة»، أو يستخدم «إرجاع مع ملاحظة» ليعيده مسودة. من أنشأ الطلب لا يستطيع اعتماده بنفسه، إلا إذا كان مالك النشاط أو الشخص الوحيد في الفرع الذي يملك صلاحية الموافقة. والمالك يستطيع استخدام «اعتماد وإرسال» بخطوة واحدة.
الخطوة 4: أرسله بالبريد أو واتساب أو ورقيا
في الطلب المعتمد اضغط «إرسال إلى المورد» واختر البريد الإلكتروني أو واتساب أو كليهما. البريد يذهب إلى العنوان المسجل في بطاقة المورد. أما واتساب فيرسل رسالة من رقم واتساب الخاص بـ Wink You إلى هاتف المورد، مع زر يفتح الطلب. وفي الحالتين يصل للمورد رابط يعرض فيه الطلب ويطبعه ويؤكده أو يرفضه، دون حاجة إلى حساب. ويمكنك أيضا من «المزيد» اختيار «نسخ رابط للمورد»، أو فتح المستند لطباعته أو حفظه PDF. والمورد الذي يريد رؤية كل طلباتك يمكن ربطه ببوابة المورد، حيث يؤكد الطلبات ويرفع الفواتير.
الخطوة 5: استلم ما وصل فعلا
عند وصول الشحنة افتح «قيد التوريد» واضغط «استلام» على الطلب. كل سطر معبأ مسبقا بالكمية المستحقة بعبوات المورد. عدّل أي سطر لا يطابق ما وصل، واكتب رقم إشعار التسليم، ثم اضغط «تأكيد الاستلام». يزيد المخزون فورا. وما لم يصل يبقى مفتوحا في «استلام جزئي»، حيث تختار «استلام الباقي» أو «تذكير المورد بالباقي» أو «التوقف عن انتظار الباقي». والطلبات التي تجاوزت موعدها تظهر في «متأخرة». وإذا كان سعر الاستلام أعلى من السعر المتفق عليه بأكثر من 10 بالمئة تطلب شاشة الاستلام ملاحظة قصيرة، فلا يمر رفع السعر دون أن تراه.
القفص المسرّب أو العلبة قريبة الانتهاء يمكن رفضها في سطرها مع سبب مثل تالف أو منتهي أو صنف خطأ أو صلاحية قصيرة. البضاعة المرفوضة لا تدخل المخزون أبدا، وتبقى مسجلة في الطلب لتطالب بها المورد. والبضاعة المستلمة يمكن إرجاعها لاحقا من «إرجاع مواد»، وتُحفظ كل المرتجعات في «المرتجعات إلى الموردين».
إعادة الطلب وفواتير الموردين
من «المشتريات» ثم «إعادة الطلب» ترى كل مادة نزلت عن حدها الأدنى، مجمعة حسب المورد، مع عدد العبوات المقترح. اضغط «إنشاء أوامر شراء» فتحصل على مسودة لكل مورد جاهزة للمراجعة والاعتماد، ولا تُرسل المسودات من نفسها أبدا. وعند وصول فاتورة المورد يمكن لنظام وينك للمحاسبة إنشاؤها من الطلب المستلم، فتطابق الفاتورة ما استلمته فعلا. وفي كل مادة مخزون تعرض «الموردون والأسعار» مقارنة بين كل من يبيعها، الأرخص لكل وحدة أولا، مع رسم لتاريخ الأسعار.
ما هو مشمول وما هو غير مشمول
المشتريات تحتاج تتبع المخزون في باقتك وصلاحية «إدارة المخزون وأوامر الشراء والجرد». أوامر الشراء لا تُحذف أبدا، فالطلب الملغي يبقى في قائمة الملغاة مع اسم من ألغاه وسبب الإلغاء، ولا يمكن إلغاء الطلب إلا قبل وصول أي شيء منه. والإرسال على واتساب يحتاج حفظ هاتف المورد مع رمز الدولة. Wink You لا يرتبط مباشرة بنظام الطلبات الخاص بالمورد، فالمورد يتعامل من الرابط أو البريد أو بوابة المورد.
أسئلة شائعة
كيف أرسل أمر شراء للمورد على واتساب؟
اعتمد الطلب، ثم اضغط «إرسال إلى المورد» واختر واتساب واضغط إرسال. تصل للمورد رسالة فيها زر لعرض الطلب. وإذا ظهر أن واتساب غير متاح، أضف رقم الهاتف مع رمز الدولة في بطاقة المورد.
ليش ما أقدر أعتمد أمر الشراء اللي سويته؟
لأن الطلب يحتاج شخصا ثانيا. اضغط «إرسال للموافقة» ليعتمده المالك أو مدير آخر. المالك، أو الشخص الوحيد الذي يملك الموافقة في الفرع، يستطيع اعتماد طلبه.
ماذا يحدث إذا وصل جزء من الطلب فقط؟
استلم ما وصل، ويبقى الباقي مفتوحا في «استلام جزئي» حتى تستلمه أو تذكّر المورد أو تتوقف عن انتظاره. وما وصل يبقى في المخزون.
سجّل كل طلب شراء
المشتريات جزء من المخزون في winkyou.com/ar/products/inventory. وللخطوات: winkyou.com/ar/support/purchasing/how-to-create-a-purchase-order وwinkyou.com/ar/support/purchasing/how-to-approve-a-purchase-order وwinkyou.com/ar/support/purchasing/how-to-receive-a-delivery.
