المشكلة: التاريخ على العبوة وليس في النظام
الكريمة واللبنة واللحم الطازج والعصائر عمرها قصير، وفي صيف الخليج تشتغل غرفة التبريد بأقصى طاقتها. والتاريخ المهم مطبوع على العبوة، فالطريقة الوحيدة لمعرفة ما ينتهي أولا هي دخول الثلاجة وقراءة كل ملصق. ومع انشغال الفريق يبقى المخزون القديم في الخلف ويُستخدم الجديد أولا، فتذهب الفلوس إلى سلة المهملات. تتبع أرقام التشغيلة وتواريخ الانتهاء في نظام المخزون يجمع هذه التواريخ في شاشة واحدة.
والتواريخ مهمة أيضا عند زيارة مفتش سلامة الغذاء، أو عندما يورد المورد بضاعة قريبة من تاريخ انتهائها. وإذا كان التاريخ مسجلا من لحظة وصول البضاعة تستطيع أن تبين ما عندك، وترفض ما مدته قصيرة، وتخطط للعروض أو الأطباق اليومية حول المخزون الذي يجب استخدامه قريبا، بدل أن تجده في سلة المهملات بعد أسبوع. والتاريخ المسجل هو أيضا ما يسمح للتنبيه الصباحي الذي نشرحه بالأسفل أن ينبهك في الوقت المناسب، قبل أن تضيع قيمة البضاعة.
سجّل التواريخ عند استلام البضاعة
أفضل وقت لتسجيل التاريخ هو عند الباب. عندما تستلم أمر شراء من «المشتريات» ثم «أوامر الشراء»، اضغط «استلام» وافتح قسم «تالف، الصلاحية» في السطر. أدخل تاريخ الانتهاء ورقم التشغيلة من العبوة. وفي نفس السطر يمكنك رفض البضاعة التي وصلت تالفة أو منتهية أو قريبة الانتهاء، فالبضاعة المرفوضة لا تدخل المخزون أبدا وتبقى مسجلة في الطلب لتطالب بها المورد. اضغط «تأكيد الاستلام» بعد مراجعة كل الأسطر.
سجّل التواريخ للمخزون الموجود على الرف
- افتح «المخزون» ثم «مواد المخزون» واضغط على المادة، مثل الجبن الكريمي.
- في «المخزون في كل فرع» اضغط «إضافة تاريخ الانتهاء» في فرعك.
- اكتب رقم التشغيلة أو الدفعة المطبوع على العبوة وتاريخ الانتهاء، ثم اضغط «حفظ».
- ارجع إلى «مواد المخزون» واضغط «الأعمدة» وفعّل عمود «تاريخ الانتهاء». يُضاف في آخر الجدول، فترى بسرعة ما يجب استخدامه أولا.
تنبيه صباحي قبل انتهاء الصلاحية
كل صباح، بتوقيت بلد نشاطك، يراجع Wink You مخزونك ويمكن أن ينشر تنبيها قصيرا في جرس الإشعارات في إدارة الأعمال، مثل ثلاث مواد تنتهي خلال ثلاثة أيام، مع رابط لقائمة المخزون. وهو واحد من عدد قليل من التنبيهات اليومية المرتبة حسب الأهمية، فقد لا يكون أول ما تراه في يوم فيه أمور أكبر. وإذا انتهت صلاحية شيء سجّله في «الهدر» بسبب «منتهية الصلاحية» لتُحسب الخسارة.
ما هو مشمول وما هو غير مشمول
من المهم أن تعرف طريقة حفظ التواريخ. يحفظ Wink You تاريخ انتهاء واحدا ورقم تشغيلة واحدا لكل مادة في كل فرع، وليس كمية منفصلة لكل شحنة. وإذا وصلت شحنة جديدة والمخزون القديم ما زال على الرف تحتفظ المادة بالتاريخ الأقرب، فتنبهك القائمة دائما إلى المخزون الأقدم. وعندما ينفد المخزون القديم أو ينتهي تاريخه يأخذ التاريخ الجديد مكانه. ويحتفظ كل سطر استلام أيضا بتاريخه ورقم تشغيلته في سجل الاستلام. Wink You لا يقسم المخزون إلى كميات منفصلة لكل دفعة، ولا يختار الدفعة الأقدم تلقائيا عند البيع، ولا يصدر تقرير سحب حسب رقم التشغيلة.
نصائح لتطبيقه بشكل صحيح
- ابدأ بتسجيل التواريخ عند الاستلام للمواد قصيرة العمر: الألبان واللحوم الطازجة والعصائر والمخبوزات.
- استلم الشحنات عن طريق أوامر الشراء، ليحتفظ كل سطر استلام بتاريخه ورقم تشغيلته في السجل.
- فعّل عمود «تاريخ الانتهاء» في «مواد المخزون» وراجعه قبل أن تطلب الطلبية التالية.
- جهّز مناطق التخزين لتراجع الثلاجة الكبيرة وتجردها لوحدها.
- إذا انتهت صلاحية شيء سجّله هدرا بسبب «منتهية الصلاحية»، وبعد شهر يخبرك هذا الرقم بالمواد التي تشتري منها أكثر من حاجتك.
أسئلة شائعة
كيف أسجل تاريخ الصلاحية عند وصول البضاعة؟
استلم أمر الشراء، وافتح قسم «تالف، الصلاحية» في السطر، وأدخل التاريخ ورقم التشغيلة، ثم أكّد الاستلام.
طريقة معرفة المخزون الذي ينتهي أولا
في «مواد المخزون» افتح «الأعمدة» وفعّل «تاريخ الانتهاء»، فتظهر التواريخ في القائمة للفرع الذي اخترته في الأعلى.
هل أقدر أرفض بضاعة قريبة الانتهاء من المورد؟
نعم. أثناء الاستلام اكتب الكمية في خانة التالف أو المرفوض واختر السبب، فلا تدخل المخزون وتبقى في الطلب للمطالبة.
هل أقدر أتابع كل دفعة من نفس المادة لوحدها؟
ليس كمخزون منفصل. يحتفظ الرف بتاريخ واحد لكل مادة في كل فرع وهو الأقرب، بينما يحتفظ كل سجل استلام برقم تشغيلته وتاريخه.
أين أرى تاريخ الانتهاء في فرع آخر؟
افتح مادة المخزون، فيعرض «المخزون في كل فرع» كل فرع بتاريخه ورقم تشغيلته، ويتبع عمود «تاريخ الانتهاء» الفرع المختار في أعلى «مواد المخزون».
ماذا يحدث للتاريخ عندما ينفد المخزون القديم؟
تأخذ الشحنة التالية المستلمة بتاريخ مكانه. وما دام المخزون القديم موجودا تحتفظ المادة بالتاريخ الأقرب من الاثنين، فيتبع التنبيه دائما المخزون الأقدم.
خلّ التواريخ أمام عينك
اعرف المزيد في winkyou.com/ar/products/inventory. والأدلة: winkyou.com/ar/support/inventory/how-to-track-batch-and-use-by-dates وwinkyou.com/ar/support/purchasing/how-to-refuse-damaged-goods-and-record-use-by-dates.
