المشكلة: المخزون ينتقل بالسيارة والسجلات لا
مجموعات المطاعم في الخليج غالبا عندها فرع رئيسي أو مطبخ مركزي يرسل حبوب القهوة والصوصات والتغليف للفروع الأخرى. يطلع السائق، ويتصل أحد بالفرع، ويستلم الفرع ما ينزل من السيارة. ولا شيء تحرك في النظام، فيُظهر الفرع المرسل مخزونا لم يعد عنده، ويُظهر الفرع المستلم أقل مما عنده فعلا. التحويل الصحيح بين الفروع يصلح الطرفين معا ويبين أي شيء ضاع في الطريق.
ونفس الطريقة تنفع سواء كان عندك مطبخ مركزي يوزع على كل الفروع، أو كافيهان يسلفان بعضهما الحليب في يوم جمعة مزدحم، أو فروع في دول خليجية مختلفة. ولكل تحويل مسؤول واضح في كل طرف: الفرع المرسل مسؤول حتى الشحن، والفرع المستلم مسؤول من لحظة الاستلام. وهذا يوضح لك أين تبحث عندما لا تتطابق الأرقام.
كيف يعمل التحويل: إنشاء ثم شحن ثم استلام
- افتح «المخزون» ثم «تحويلات المخزون» واضغط «تحويل جديد».
- «من» هو الفرع المرسل، ومن «إلى» اختر الفرع الذي يذهب إليه المخزون.
- أضف المادة المراد إرسالها وأدخل الكمية. أضف أسطرا أخرى، أو استخدم «نسخ آخر تحويل» أو «املأ من المخزون المنخفض» لتعبئة القائمة بسرعة.
- اضغط «إنشاء التحويل»، فيظهر كتحويل معلّق.
- عند خروج السائق افتحه واضغط «اشحن» ثم «اشحن الآن». يخرج المخزون من الفرع المرسل ويظهر «في الطريق».
- عند الوصول يفتحه الفرع المستلم ويضغط «استلام المخزون»، ويراجع الكميات، ثم يضغط «استلام المخزون» مرة أخرى.
أصبح الفرعان محدّثين. ينتقل المخزون بالتكلفة التي كانت له عند خروجه من الفرع المرسل، ويتحدث متوسط التكلفة في الفرع المستلم، فتبقى تكلفة الوصفات صحيحة في الطرفين.
عندما يصل أقل مما أُرسل
إذا عدّ الفرع المستلم أقل مما شُحن، يستلم ما وصل فقط. ويُسجل الجزء الناقص هدرا بسبب «فُقد أثناء النقل» في الفرع المستلم مع قيمته، فتظهر الخسارة في صفحة الهدر بدل أن تختفي.
طلب مخزون من فرع آخر
مدير الفرع الذي ينقصه شيء يستطيع إنشاء تحويل من فرع آخر إلى فرعه. من «من» يختار الفرع الذي عنده المخزون، و«إلى» هو فرعه، ثم يضيف المواد ويضغط «إرسال الطلب». يشحنه الفرع الآخر، وعند الوصول يضغط الفرع الطالب «استلام المخزون». ويمكن سحب الطلب قبل شحنه من «سحب الطلب».
قواعد تحافظ على دقة التحويلات
- تحتاج فرعين على الأقل، ولا يمكن الشحن إلى فرع مغلق.
- لا يمكن إرسال أكثر مما عند الفرع المرسل.
- الفرع المرسل يشحن والفرع المستلم يستلم، ومدير الفرع يتصرف لفرعه فقط.
- يمكن إلغاء التحويل في أي وقت قبل الاستلام من «إلغاء التحويل»، ويعود المخزون المشحون إلى الفرع المرسل.
- التحويل المستلم لا يمكن إلغاؤه، ولإرجاع المخزون أنشئ تحويلا جديدا بالاتجاه المعاكس.
- إذا كان الفرعان بعملتين مختلفتين، مثل فرع في الإمارات وفرع في عُمان، تؤكد سعر الصرف قبل الاستلام.
ما هو مشمول وما هو غير مشمول
التحويلات تشمل مواد المخزون بين فروعك، مع حالات معلّق وفي الطريق ومستلم، والطلبات والإلغاء والفاقد أثناء النقل. التحويل حركة مخزون بالتكلفة وليس عملية بيع، فلا يُنشئ فاتورة بين الفروع. Wink You لا يتتبع السائق أو مسار التحويل. والتحويلات تحتاج صلاحية إدارة المخزون وأوامر الشراء والجرد.
نصائح لتطبيقه بشكل صحيح
- اضغط الشحن عندما يطلع السائق فعلا، ليظهر «في الطريق» بشكل صحيح.
- في الفرع المستلم عدّ ما نزل من السيارة قبل التأكيد، بدل نسخ الكميات المرسلة.
- استخدم «نسخ آخر تحويل» للتوريد الأسبوعي المعتاد، و«املأ من المخزون المنخفض» لبناء القائمة من المواد التي قاربت على النفاد.
- اطلب من مديري الفروع إرسال طلباتهم من البرنامج بدل الاتصال، ليبقى كل طلب مسجلا.
- راجع «فُقد أثناء النقل» في صفحة الهدر من وقت لآخر، فتكرار الفاقد يشير غالبا إلى مشكلة في التغليف أو التحميل.
أسئلة شائعة
كيف أحوّل المخزون بين الفروع؟
أنشئ التحويل من «المخزون» ثم «تحويلات المخزون»، واشحنه عند خروجه، ودع الفرع المستلم يضغط «استلام المخزون» عند وصوله.
ليش ما أقدر أسوي أو أستلم تحويل؟
غالبا لأحد هذه الأسباب: عندك فرع واحد فقط، أو سطر يطلب أكثر مما عند المرسل، أو تتصرف لفرع غير فرعك، أو الطلب لم يُشحن بعد، أو سعر الصرف يحتاج تأكيدا.
ماذا يحدث إذا ضاع صندوق في الطريق؟
استلم ما وصل، وتُسجل الكمية الناقصة هدرا «فُقد أثناء النقل» في الفرع المستلم مع قيمتها.
هل أقدر ألغي التحويل بعد شحنه؟
نعم، ما دام لم يُستلم. افتحه واضغط «إلغاء التحويل»، فيعود المخزون المشحون إلى الفرع المرسل.
هل أقدر أحوّل مخزون بين فروع في دول مختلفة؟
نعم. إذا كان الفرعان بعملتين مختلفتين يطلب منك Wink You تأكيد سعر الصرف قبل الاستلام، لتصل القيمة صحيحة إلى الفرع الآخر.
خلّ كل الفروع متطابقة
التحويلات جزء من المخزون في winkyou.com/ar/products/inventory، وإدارة الفروع المتعددة في winkyou.com/ar/products/business-admin. والدليل: winkyou.com/ar/support/inventory/how-to-transfer-stock-between-branches.
