المشكلة: الجرد الذي لا يحدث
أغلب المطاعم تعرف أنها يجب أن تجرد المخزون كل أسبوع أو شهر، وأغلبها تؤجل ذلك. الجرد الكامل على الورق يعني الإغلاق مبكرا أو السهر، ونقل الأرقام إلى ملف إكسل، والجدال حول فروقات لا يفسرها أحد. فيتأجل الجرد ويبتعد المخزون عن الواقع ويفقد تقرير تكلفة الطعام معناه. برنامج الجرد الجيد يسمح لك بالعد وأنت تبيع، منطقة بعد منطقة، ويحسب لك الأرقام.
ابدأ الجرد
- افتح «المخزون» ثم «جرد المخزون» واضغط «بدء جرد».
- اختر ما تريد جرده: «جرد كامل» أو «بعض المناطق» وحدد المناطق مثل المخزن الجاف، أو «قائمة سريعة». ويمكنك أيضا اختيار «جرد فئة واحدة بدلا من ذلك».
- يمكنك تفعيل «جرد دون إظهار المتوقع»، ثم اضغط «بدء الجرد».
تظهر المواد بترتيبها على الرف، فيمشي الموظف في المخزن مرة واحدة. لكل مادة أدخل العبوات الكاملة ثم الحبات المنفردة، مثل سبع عشرة رزمة أكواب وعشرين كوبا منفردا، أو كيسين سكر وكيلوغراما منفردا. كل رقم يُحفظ تلقائيا. استخدم «مسح» للبحث عن المادة بالباركود، و«إنهاء المنطقة» عند الانتهاء من منطقة. ويمكن لعدة أشخاص الجرد في نفس الوقت من هواتفهم، والأرقام المكتوبة بدون إنترنت تُرسل عند عودة الاتصال.
الجرد بدون إغلاق
لا تحتاج أن توقف البيع. الكمية المتوقعة لكل مادة تُؤخذ في لحظة عدّ تلك المادة، فتُحسب المبيعات قبل العد وبعده في مكانها الصحيح. والمواد التي لا تعدها تبقى كما هي، ولهذا ينجح الجرد حسب المنطقة أو الفئة: اجرد الثلاجة الكبيرة يوم الاثنين والمخزن الجاف يوم الخميس إذا كان هذا يناسب أسبوعك. ولكل فرع جرد مفتوح واحد في نفس الوقت.
الجرد دون إظهار المتوقع وإعادة العد
في الجرد دون إظهار المتوقع لا يرى الموظفون الكمية التي يتوقعها النظام، فيعدّون الموجود فعلا بدل نسخ الرقم الظاهر. ويبقى المالك ومديرو الفروع يرون الكميات المتوقعة والفروقات. وإذا بدا رقم مشكوكا فيه افتح الجرد واضغط «مراجعة الفروقات»، واستخدم الفلاتر «فروقات كبيرة» و«ناقص» و«زيادة»، وحدد المواد المشكوك فيها وأرسلها لإعادة العد. يبقى العد الأول ظاهرا بجانب إعادة العد، وما دامت هناك مواد تنتظر إعادة العد لا ينهي الجرد إلا المالك أو المدير.
راجع وأنهِ واقرأ النتائج
تعرض «مراجعة الفروقات» لكل مادة ما هو ناقص أو زائد وقيمته. اضغط «إنهاء الجرد» ثم «إنهاء وتحديث المخزون»، فيطابق مخزونك الرف. ويبقى كل جرد منتهٍ في «جرد المخزون» مع «صافي الفرق» وعدد المواد الناقصة والزائدة و«أكبر 5 خسائر بالقيمة» وصافي الفرق حسب المنطقة، ويمكنك تنزيل ورقة الجرد PDF أو النتائج «كملف Excel». الفروقات المالية تُحسب بمتوسط التكلفة، والمواد التي ليس لها تكلفة لا تدخل في القيمة.
تفضل الورق؟ اطبع ورقة العدّ
في «مواد المخزون» تأكد من الفرع في الأعلى، واختر «منطقة التخزين» لعدّ مكان واحد في كل مرة، واضغط «طباعة ورقة العدّ». في كل سطر اسم المادة ووحدة العد مع عمود فارغ للكمية المعدودة. يكتب الموظفون عليها، ثم يدخل أحدهم الأرقام من «جرد المخزون». وداخل الجرد المفتوح تجد في قائمة الإجراءات ورقة عدّ فارغة للمنطقة التي تجردها.
ما هو مشمول وما هو غير مشمول
يمكن إلغاء الجرد قبل إنهائه، فتبقى الأرقام للسجل ولا يُطبق شيء. أما الجرد المنتهي فلا يمكن تعديله أو إلغاؤه، ويُصحح الخطأ بجرد جديد أو «تصحيح المخزون» في «حركة المخزون». الجرد يحتاج صلاحية إدارة المخزون وأوامر الشراء والجرد، ولا يبدأ إلا في فرع مفتوح. Wink You لا يعدّ عنك ولا يرتبط بموازين الرفوف، فأحد ما زال يعد الرف، والبرنامج يريحك من الأوراق والحسابات.
نصائح لتطبيقه بشكل صحيح
- جهّز مناطق التخزين أولا، لتظهر المواد بترتيب الرفوف وتُجرد كل منطقة لوحدها.
- اجرد المواد الغالية وسريعة الحركة أكثر من غيرها، مثل اللحوم والقهوة كل أسبوع والمواد الجافة كل شهر.
- استخدم الجرد دون إظهار المتوقع عندما يجرد الموظفون، واترك الكميات المتوقعة لمراجعة المدير.
- اجرد في ساعة هادئة، فلا تحتاج أن تسكّر، لكن قلة الطلبات تعني مقاطعات أقل.
- راجع «أكبر 5 خسائر بالقيمة» بعد كل جرد، فهذه المواد الخمس هي أول ما تبحث فيه.
أسئلة شائعة
كيف أجرد المخزون بدون ما أسكّر المطعم؟
ابدأ جردا حسب المنطقة أو الفئة واستمر في البيع. تُؤخذ الكمية المتوقعة لكل مادة لحظة عدّها، فلا تخرب المبيعات النتيجة.
ما هو الجرد دون إظهار المتوقع؟
جرد لا يرى فيه الموظف الكمية المتوقعة فيعدّ الموجود فعلا، بينما يرى المديرون الفروقات ويطلبون إعادة العد.
هل يقدر أكثر من موظف يجرد في نفس الوقت؟
نعم، من هواتفهم. كل رقم يُحفظ تلقائيا، والأرقام المكتوبة بدون إنترنت تُرسل عند عودة الاتصال.
طريقة طباعة ورقة جرد للعد على الورق
في «مواد المخزون» اختر الفرع ومنطقة التخزين ثم اضغط «طباعة ورقة العدّ». اطبعها أو احفظها PDF، ثم أدخل الأرقام في «جرد المخزون».
اجعل الجرد عادة
الجرد جزء من المخزون في winkyou.com/ar/products/inventory. والأدلة: winkyou.com/ar/support/inventory/how-to-do-a-stock-take وwinkyou.com/ar/support/inventory/how-to-print-a-count-sheet-for-a-stock-take.
