برنامج ورديات وإجازات موظفي المطاعم: الجدول والمناوبات والإجازات في مكان واحد

جدول الورديات في المطعم يتغيّر طول الوقت. نهاية الأسبوع تحتاج أيادي أكثر، والشيف يطلب إجازة على الواتساب، واثنين من الويترية يتبادلون الوردية وينسون يبلغون أحد، والمدير ما يعرف إلا لما تنقص الصالة الساعة ثمانية بالليل. والنتيجة جدول في صورة شاشة داخل قروب لا أحد يثق فيه.

في Wink You الجدول والمناوبات المتاحة والتبديلات والإجازات كلها تحت «الدوام والمناوبات» في إدارة الأعمال، ويشوف فريقك النتيجة في تطبيق الموظفين. نشرح هنا كيف يعمل كل جزء اليوم، وأين حدود النظام الحالية.

جهّز جدول الأسبوع

ابدأ بقوالب الورديات. في «مُنشئ الجدول» اختر الفرع، واضغط «إدارة القوالب» ثم «إضافة قالب». اكتب الاسم بالعربية والإنجليزية، وحدّد وقت البداية والنهاية ودقائق الاستراحة غير المدفوعة، واختياريًا الدور الذي تغطيه الوردية ولونها. القوالب تخص الفرع الذي اخترته.

• اسحب القالب إلى موظف ويوم، أو اضغط على يوم فارغ واختر القالب ثم «تطبيق».
• «نسخ الأسبوع الماضي» يملأ الأسبوع من أسبوع سابق. الورديات المتعارضة تُتجاوز ويظهر تقرير بها، ويمكنك مسح الأسبوع أولًا لاستبدال ما فيه.
• اضغط «حفظ». بعدها تنبهك لوحة «التغطية والتعارضات» إلى أيام بدون أحد، أو دور بدون تغطية، أو وردية فوق إجازة معتمدة، أو راحة قليلة بين ورديتين، أو ورديات متداخلة.
• عندما يجهز الأسبوع اضغط «نشر الأسبوع». الموظفون يرون فقط الأسابيع المنشورة، ويصلهم إشعار إذا فعّلوا الإشعارات، وتذكير قبل كل وردية بساعة تقريبًا.

بعد النشر، صاحب المنشأة وحده يقدر يعدّل ذلك الأسبوع. «إلغاء النشر» يرجعه مسودة، ولا يمكن النسخ إلى أسبوع داخل فترة رواتب مقفلة. والحد الأدنى للراحة بين الورديات يأتي من «قواعد العمل».

المناوبات المتاحة والتبديل

إذا احتجت تغطية إضافية افتح «المناوبات المتاحة» واضغط «نشر مناوبة متاحة». أدخل التاريخ ووقت البداية والنهاية والدور وعدد الأماكن، مع ملاحظة قصيرة. تظهر في تطبيق الموظفين للفرع كله. وإذا كانت الطلبات تحتاج موافقة في «قواعد العمل» تعتمد الأشخاص من «الطلبات»، وإلا يأخذها أول من يضغط عليها.

ويقدر الموظف يعرض ورديته للتبديل أو يتنازل عنها. يقبل الزميل من التطبيق ويختار الوردية التي يعطيها بالمقابل، ثم يصلك الطلب في تبويب «التبديلات». الاعتماد ينقل الورديتين مرة واحدة، وإذا كان سيصير عند أحد حجز مزدوج لا يتغير شيء.

الإجازات

• أنواع الإجازات: في «الإجازات» ثم «أنواع الإجازات» تبدأ القائمة من قانون العمل الإماراتي، وتقدر تعدّل أي نوع أو تضيف نوعك، مع عدد الأيام السنوي، ومدفوعة أو غير مدفوعة، وهل تتطلب مستندًا داعمًا.
• الطلبات: يضغط الموظف «اطلب إجازة» في تطبيق الموظفين، ويختار النوع والتواريخ، ويرفق صورة أو PDF للتقرير الطبي إذا كان النوع يتطلبه. المستند يفتحه المدير فقط.
• الاعتماد: في تبويب «الطلبات» اضغط «اعتماد»، وراجع الأيام التي تُخصم من الرصيد، وأضف ملاحظة إن أردت ثم أكّد. بعدها تظهر الإجازة في الجدول.
• «إضافة إجازة»: تسجّل إجازة لموظف مباشرة، فتُعتمد وتُخصم من الرصيد فورًا، و«تنزيل PDF» يعطيك نموذج إجازة فيه التواريخ والرصيد المتبقي.
• «من في إجازة»: قائمة واحدة بكل من في إجازة خلال الأسابيع القادمة، مع خيار إظهار الطلبات التي ما زالت تنتظر.
• «تراجع عن الاعتماد» يرجع الأيام إلى الرصيد.

كل نوع إجازة يُحسب إما بالأيام التقويمية شاملة العطل ونهاية الأسبوع، أو بأيام العمل فقط، فيتجاوز الأيام التي يكون فيها الفرع مغلقًا والعطل الرسمية التي أضفتها في «قواعد العمل».

حدود النظام الحالية بوضوح

• أرصدة الإجازات لا تتراكم تلقائيًا كل شهر. أنت تحدد المستحق والتعديل والمرحّل لكل موظف من «الأرصدة».
• يقدر الموظفون يحفظون أوقات تفرغهم في تطبيق الموظفين من «أوقات تفرغك»، لكن «مُنشئ الجدول» لا يعرض هذه الأوقات حتى الآن.
• لا يوجد إعداد خاص برمضان. جهّز ورديات رمضان الأقصر بقالب خاص بدل تغيير قاعدة العمل الإضافي للشهر.

أسئلة شائعة

كيف أسوي جدول ورديات أسبوعي لمطعمي؟

جهّز قوالب الورديات مرة واحدة، وبعدها في «مُنشئ الجدول» اسحبها على الموظفين والأيام، أو انسخ الأسبوع الماضي. احفظ، وراجع التنبيهات، ثم اضغط «نشر الأسبوع».

كيف يتبادل الموظفون الورديات؟

من تطبيق الموظفين يفتح الوردية ويعرضها للتبديل. يأخذها زميل ويختار وردية بالمقابل، ولا يتم التبديل إلا بعد موافقة المدير من «التبديلات».

طريقة اعتماد طلب إجازة؟

افتح «الدوام والمناوبات» ثم «الإجازات». في «الطلبات» اضغط «اعتماد»، وراجع عدد الأيام، وأضف ملاحظة إن أردت ثم أكّد. يشوف الموظف القرار في التطبيق.

كيف أعرف من في إجازة قبل ما أجهز الجدول؟

افتح «الإجازات» ثم «من في إجازة» وحدد التواريخ. فعّل خيار إظهار الطلبات التي ما زالت تنتظر حتى تخطط حول الإجازات غير المعتمدة بعد. والإجازات المعتمدة والعطل الرسمية تظهر أيضًا داخل خانات الجدول نفسه.

هل يقدر الموظف يرفع تقرير طبي؟

نعم. إذا كان نوع الإجازة يتطلب مستندًا، يطلب النموذج صورة أو ملف PDF، ويقدر يرفقه أو يستبدله لاحقًا طالما الطلب بانتظار القرار.

اعرف أكثر

تعرّف على أدوات الفريق في winkyou.com/ar/products/staff-management. وشاهد الشرح بالفيديو في winkyou.com/ar/support/staff-and-shifts/how-to-build-the-rota وفي winkyou.com/ar/support/staff-and-shifts/how-to-approve-a-shift-swap وفي winkyou.com/ar/support/staff-and-shifts/how-to-approve-a-leave-request.