النقد ما يبقى في الدرج. جزء منه يروح الخزنة في الليالي المزدحمة، وجزء يُدفع لثلج أو أسطوانة غاز، والباقي يروح البنك بعد يوم أو يومين. وكل خطوة فرصة لضياع مبلغ بدون ما ينتبه أحد، لأن الدرج كان مضبوطًا لكن الخزنة والبنك لم يُطابقا أبدًا.
يتابع Wink You النقد من الكاشير إلى الخزنة ثم إلى البنك. نغطي في هذا الدليل جهة الكاشير، وتبويب «الخزنة» في إدارة الأعمال، والأجزاء التي لم تُبنَ بعد.
عند الكاشير: الإيداع النقدي والإيداع في الخزنة والنثرية
والصندوق مفتوح، اضغط «الصندوق مفتوح» في أسفل الكاشير:
- «إيداع نقدي»: إضافة نقد مثل فكة إضافية. اكتب المبلغ وملاحظة ثم اضغط «إضافة إلى الصندوق».
- «إيداع في الخزنة»: نقد زائد في الدرج. اكتب المبلغ وسجّله، ويزيد رصيد الخزنة بنفس المبلغ تلقائيًا.
- «المصاريف النثرية»: مصروف صغير يُدفع من الدرج ويسجله المدير. اكتب المبلغ، واختر التصنيف، وصِف ما اشتريته ثم سجّله. ويمكن اختيار المورد هنا أيضًا.
الثلاثة تظهر في «عرض السجل» مع اسم من سجلها، وتدخل في حساب إغلاق الدرج. والإيداع البنكي لا يُسجَّل أبدًا كمصروف من الكاشير: النقد ينتقل من الدرج إلى الخزنة عبر «إيداع في الخزنة»، ومن الخزنة إلى البنك.
اضبط حدود النقد لكل فرع
في إدارة الأعمال افتح «النقد» ثم «الإعدادات»، واختر الفرع. كل الحدود بعملة الفرع، والحد المتوقف يعني لا يوجد حد:
- «حد الموافقة على حركة النقد»: الإيداع النقدي والإيداع في الخزنة فوقه يحتاجان رمز المدير.
- «حد الموافقة على المصروف النقدي»: المصروفات فوقه تحتاج رمز المدير.
- حد كل مصروف، وحد المصروفات لكل وردية، ولكل يوم عمل: تجاوزها يحتاج رمز المدير ويرسل تنبيهًا لصاحب المنشأة.
- «إيصال مطلوب فوق مبلغ»: المصروفات فوقه تحتاج صورة إيصال.
- وقت بداية يوم العمل الجديد: حتى تبقى السهرة المتأخرة في نفس يوم العمل.
راجع كل المصروفات
افتح «النقد» ثم تبويب «المصروفات» لترى كل مصروف من كل كاشير مع المبلغ والضريبة والسبب والمورد والكاشير والمدير الذي وافق والوردية وصورة الإيصال. صفِّ حسب السبب أو المورد أو الكاشير أو الحالة أو المتجاوزة للحد أو المرتبطة بفاتورة. المصروف لا يُعدّل ولا يُحذف: الخطأ يُلغى بزر «إلغاء المصروف النقدي» مع ذكر السبب، ويبقى في القائمة بحالة «ملغى». صور الإيصالات خاصة، ورابط الصورة يعمل لدقائق فقط. وفي «النقد» ثم «التقارير» تجد مجاميع المصروفات حسب الفئة والمورد والكاشير والفرع.
الخزنة: الرصيد والجرد والإيداعات
افتح «النقد» ثم تبويب «الخزنة». بطاقة كل فرع تعرض «رصيد الخزنة» والإيداعات المعلقة وآخر جرد وفرقه و«العهدة النقدية».
- «جرد الخزنة»: اختر الفرع، وأدخل المبلغ المعدود وملاحظة ثم احفظ. أي فرق يصحح رصيد الخزنة ويظهر في «عمليات جرد الخزنة». وأول جرد لخزنة الفرع يحدد رصيدها الافتتاحي ولا يُسجَّل كزيادة أو عجز نقدي.
- تأكيد الإيداع: تحت «بانتظار البنك»، عندما يظهر الإيداع في حسابك البنكي اضغط «تأكيد» وأدخل المبلغ الذي استلمه البنك، وإذا اختلف اكتب السبب. والفرق يُسجَّل كزيادة أو عجز نقدي.
- يقدر تطبيق Wink You Business ينبهك عندما يكون هناك إيداع بانتظار تأكيدك.
روتين يومي بسيط
- أثناء الخدمة انقل النقد الزائد إلى الخزنة عبر «إيداع في الخزنة» بدل أن يمتلئ الدرج.
- سجّل كل مشترى صغير في «المصاريف النثرية» وقت دفعه، مع التصنيف، وصورة الإيصال فوق الحد.
- عند الإغلاق يشمل عد الدرج الإيداعات والمصروفات، فأي فرق يظهر هو فرق حقيقي.
- اجرد الخزنة في وقت ثابت، مثلًا كل صباح قبل الفتح، حتى يُكتشف أي نقص خلال يوم وليس في نهاية الشهر.
- عندما يظهر الإيداع في البنك، أكّده من تبويب «الخزنة» بالمبلغ الذي استلمه البنك فعلًا.
- مرة في الأسبوع افتح «النقد» ثم «التقارير» وراجع المصروفات حسب الكاشير وفروق الأدراج.
ما لم يُبنَ بعد
هناك جزءان موجودان في النظام لكن ليس لهما زر بعد في إدارة الأعمال أو الكاشير أو تطبيق Wink You Business: تسجيل إيداع بنكي جديد يُخرج النقد من الخزنة، وتعبئة العهدة النقدية أو جردها. اليوم تبويب «الخزنة» هو مكان عرض الأرصدة وجرد الخزنة وتأكيد الإيداعات، وسنحدّث هذا الدليل عند وصول هذه الأزرار.
أسئلة شائعة
كيف أسجل المصروفات النثرية في المطعم؟
في الكاشير يضغط المدير «الصندوق مفتوح» ثم «المصاريف النثرية»، ويدخل المبلغ والتصنيف والوصف ثم يسجله. وفوق حد الفرع تُطلب صورة إيصال أو رمز المدير.
طريقة جرد الخزنة؟
افتح «النقد» ثم «الخزنة»، واضغط «جرد الخزنة»، واختر الفرع وأدخل المعدود ثم احفظ. الفرق يصحح رصيد الخزنة ويبقى في قائمة عمليات الجرد.
هل يقدر الكاشير يحذف مصروفًا؟
لا. المصروفات لا تُعدّل ولا تُحذف، والخاطئ يُلغى مع ذكر السبب، ويبقى السجل مع اسم من ألغاه ومتى.
ماذا يحدث للنقد عند إلغاء مصروف؟
إذا كانت الوردية ما زالت مفتوحة يرجع النقد إلى نفس الدرج، فيبقى الإغلاق صحيحًا. وإذا أُغلقت الوردية يصحح الإلغاء الدفاتر فقط. والمصروف المربوط بفاتورة مورد يُفك ربطه أولًا، فتعود الفاتورة غير مدفوعة.
اعرف أكثر
تعرّف على الكاشير في winkyou.com/ar/products/point-of-sale وعلى المحاسبة في winkyou.com/ar/products/accounting-reports. وشاهد الشرح بالفيديو في winkyou.com/ar/support/pos/how-to-record-pay-ins-safe-drops-and-petty-cash.