النقد ما زال جزءًا كبيرًا من يوم كثير من المطاعم والكافيهات في الخليج، ودرج الكاشير هو المكان الذي تختبئ فيه المشاكل الصغيرة. الكاشير الذي يرى المبلغ المتوقع يقدر يخلي العد يطلع مضبوط. والدرج الذي يبقى مفتوحًا لليوم الثاني يخلط يومين مع بعض. والوردية التي تُسلَّم بدون عد معناها أن لا أحد يعرف العجز على من.
في نظام الكاشير من Wink You كل درج جلسة لها رصيد افتتاحي، وكل حركة نقد بينهما، وعد عند الإغلاق، وتقرير Z. نشرح هنا الروتين خطوة بخطوة، وكيف يعمل الإغلاق دون عرض المتوقع للكاشير.
افتح الصندوق
في بداية اليوم يعرض الكاشير «الصندوق مغلق» في الأسفل. اضغط عليه، وعُد النقد في الدرج، واكتب «الرصيد الافتتاحي»، أو اضغط «عدّ الأوراق» لإدخال كل ورقة وعملة. اضغط «فتح الصندوق». يظهر الآن «الصندوق مفتوح» مع وقت الفتح. وإذا بقي الصندوق مفتوحًا أكثر من 24 ساعة يظهر تنبيه في الكاشير، حتى يبدأ كل يوم بجلسة جديدة.
أثناء الوردية
- «إيداع نقدي»: نقد يُضاف إلى الدرج مثل فكة إضافية.
- «إيداع في الخزنة»: نقد يُسحب من درج ممتلئ إلى خزنة الفرع.
- «المصاريف النثرية»: مصروف صغير يُدفع من الدرج مع تصنيف ووصف.
- تقرير X: يراجع الوردية حتى اللحظة، بالنقد المتوقع والمبيعات والمدفوعات، بدون إغلاقها.
- «فتح الدرج»: يفتح الدرج بدون عملية بيع عبر طابعة الإيصالات. كل مرة تُسجَّل، ويقدر الفرع يشترط رمز المدير لها.
كل حركة تظهر مع اسم من سجلها، وتدخل في حساب الإغلاق. والحدود تُضبط لكل فرع في إدارة الأعمال من «النقد» ثم «الإعدادات»: فوق «حد الموافقة على حركة النقد» يحتاج الإيداع النقدي أو الإيداع في الخزنة رمز المدير، وللمصروفات حدودها الخاصة.
أغلق الصندوق
في نهاية الوردية اضغط «الصندوق مفتوح» ثم «إغلاق الصندوق». عُد النقد واكتبه في «الرصيد الفعلي»، ويقارنه الكاشير بالمتوقع. وإذا كان الفرق فوق «حد فرق درج النقد» للفرع، يجب على الكاشير كتابة السبب. اضغط «إغلاق»، ويكتب المدير رمزه السري للموافقة. يُحفظ تقرير Z ويُطبع إذا كانت طابعة الإيصالات مضبوطة. وإذا كانت هناك طلبات غير مدفوعة على الصندوق، خذ الدفع أو ألغها أولًا، والطلبات التي سُجلت بدون إنترنت لازم تُرسل قبل الإغلاق.
تسليم العهدة للكاشير التالي
بعد الإغلاق يتيح «تسليم العهدة» نقل الوردية للكاشير التالي خلال 30 دقيقة. يعد الكاشير التالي النقد، ويراجع الفرق، ثم يدخل رمزه الشخصي لتأكيد الاستلام. ويظهر كل تسليم وفرقه في تقرير «تسليم الورديات».
الإغلاق دون عرض المتوقع للكاشير
في الإغلاق دون عرض المتوقع، من يعد الدرج يكتب الموجود فعلًا بدون أن يرى ما يتوقعه النظام. هو إعداد للفرع فقط ولا يوجد له مفتاح في الكاشير: افتح «الفروع»، واضغط «إعداد»، وفي «إعدادات نقطة البيع» فعّل «الإغلاق بدون عد دائمًا للكاشير». بعدها كل درج يفتحه كاشير يُغلق بهذه الطريقة، وتوضح ذلك شاشة الفتح. أما الأدراج التي يفتحها المدير فلا.
في الدرج المغلق بهذه الطريقة يرى الكاشير نقاطًا بدل النقد الحالي، ويغلق بدون أن يرى الفرق، ولا يقدر يفتح تقارير ذلك الدرج. أما المدير فيرى المتوقع والمعدود والفرق لاحقًا في إدارة الأعمال.
أين يراجع المدير الأرقام
- «صناديق النقد»: بطاقات للصناديق المفتوحة والجلسات المغلقة والنقد في الصناديق المفتوحة وإجمالي الفرق. ولكل جلسة تبويبات للملخص والطلبات والإيداعات النقدية والإيداع في الخزنة والنثرية، وفئات النقد المعدودة عند الفتح والإغلاق، وتقرير Z لفتحه أو طباعته.
- الفرق هو المعدود ناقص المتوقع: أقل من صفر يعني عجز، وأكثر من صفر يعني زيادة.
- أغلق الدرج الذي بقي مفتوحًا من الليلة من «صناديق النقد»: اكتب «النقد المعدود»، وأضف ملاحظة، ثم اضغط «إغلاق الدرج».
- «النقد» ثم «التقارير»: «فروق الأدراج» مع السبب المكتوب، و«فتح الدرج دون بيع» حسب الشخص والسبب، و«تسليم الورديات».
- تطبيق Wink You Business على الآيفون والأندرويد فيه نفس شاشات النقد من المبيعات ثم الصندوق ثم النقد، ويقدر ينبهك عند إغلاق أي درج مع فرقه.
أسئلة شائعة
ما هو الإغلاق دون عرض المتوقع؟
إغلاق يعد فيه الكاشير الدرج بدون أن يرى المبلغ المتوقع، فيعكس العد ما هو موجود فعلًا. وفي Wink You يتفعّل لكل فرع من خيار «الإغلاق بدون عد دائمًا للكاشير».
كيف أغلق الصندوق في نهاية اليوم؟
اضغط «الصندوق مفتوح» ثم «إغلاق الصندوق»، واكتب النقد المعدود في «الرصيد الفعلي»، واضغط «إغلاق» ليوافق المدير برمزه. يُحفظ تقرير Z ويُطبع.
ليش ما أقدر أغلق الدرج؟
غالبًا لأن هناك طلبات غير مدفوعة على الصندوق، أو طلبات بدون إنترنت لم تُرسل بعد، أو أن الدرج يخص نقطة بيع أخرى. وشاشة الإغلاق تعرض الطلبات غير المدفوعة لتسويها أولًا.
ما الفرق بين تقرير X وتقرير Z؟
تقرير X يعرض الوردية حتى اللحظة ويبقي الصندوق مفتوحًا. وتقرير Z يُحفظ عند إغلاق الصندوق وهو السجل النهائي لتلك الجلسة.
اعرف أكثر
تعرّف على نظام الكاشير في winkyou.com/ar/products/point-of-sale. وشاهد الشرح بالفيديو في winkyou.com/ar/support/pos/how-to-open-the-cash-register وفي winkyou.com/ar/support/pos/how-to-close-the-register وفي winkyou.com/ar/support/finance-and-reports/how-to-check-cash-drawers.
