المطاعم والمحلات تدفع للموردين بأكثر من طريقة. مورد الخضار يُدفع له كاش عند الباب الخلفي، ومورد اللحوم يرسل فاتورة شهرية تُدفع بالتحويل، وشركة التغليف تطلب دفعة مقدمة قبل التوريد. وإذا سُجلت كل دفعة في مكان مختلف، تدخل نفس التكلفة الدفاتر مرتين، أو تبقى فاتورة مفتوحة بعد ما انتهى دفعها بفترة طويلة.
في Wink You الفاتورة هي السجل الواحد لما عليك للمورد. نشرح هنا كيف تنشئها وتعتمدها وتدفعها من البنك أو من الكاشير، وتحافظ على رصيد المورد صحيحًا.
أنشئ الفاتورة
من أمر شراء مستلَم
افتح Wink Accounting («وينك للمحاسبة» في الواجهة العربية)، ثم «فواتير الموردين» من «المشتريات»، واضغط «إنشاء فاتورة من أمر شراء». اختر الأمر الذي استلمته واضغط «معاينة» لترى كل صنف مستلم والكمية المطلوب فوترتها والسعر، ثم «استخدام أمر الشراء». يُعبّأ المورد والفرع وتاريخ الاستحقاق والبنود تلقائيًا، بند لكل توريد بسعر الاستلام. اكتب رقم فاتورة المورد الورقية في «مرجع المورد»، وراجع الإجمالي ثم اضغط «إنشاء مسودة».
أو يدويًا
اضغط «إنشاء فاتورة مورد» واختر المورد، فتُعبّأ مدة السداد وتاريخ الاستحقاق. أدخل «مرجع المورد»، ثم لكل بند اختر الحساب مثل «تكلفة الطعام»، وصِف ما اشتريته وأدخل السعر قبل الضريبة مع نسبة الضريبة، فتُضاف الضريبة تلقائيًا. اضغط «إنشاء مسودة». وإذا كان رقم فاتورة المورد مستخدمًا من قبل يظهر لك تنبيه، ولا تحفظها إلا إذا كانت فعلًا فاتورة مختلفة.
اعتمد وادفع من البنك
- افتح قائمة سطر الفاتورة واختر «اعتماد الفاتورة».
- عند الدفع اضغط «مدفوعة»، وتحقق من تاريخ الدفع وطريقته والحساب البنكي، ثم «تسجيل الدفع بالكامل».
- «دفع فواتير الموردين» يتيح لصاحب المنشأة أو المحاسب دفع عدة فواتير مختارة مرة واحدة.
- عندما يظهر التحويل في كشف البنك، تقترح مطابقة البنك الدفعة المسجلة، فتُطابق بدل أن تُدفع مرتين.
نقد مدفوع للمورد من الكاشير
عندما يدفع الكاشير لمورد من الدرج، يُسجَّل ذلك في الكاشير كمصروف نقدي، ويمكن اختيار المورد هناك. اربطه بالفاتورة حتى تظهر مدفوعة كليًا أو جزئيًا:
- افتح «النقد» ثم تبويب «المصروفات»، واضغط على المصروف ثم «ربط بفاتورة مورد». اختر المورد أولًا إذا لم يختره الكاشير.
- تظهر فواتير المورد المفتوحة مع الرصيد المستحق، وأوامر الشراء المعتمدة التي ليس لها فاتورة بعد. أدخل المبلغ لكل واحدة، ويعرض «المتبقي للربط» ما بقي، ثم اضغط «حفظ».
- المصروف الواحد يمكن توزيعه على عدة فواتير، ويمكن أن يبقى جزء منه بدون ربط. ولا يمكن ربط أكثر من مبلغ المصروف أو أكثر من رصيد الفاتورة المستحق.
- الدفع على أمر شراء ليس له فاتورة بعد يُعتبر دفعة مقدمة. وعند وصول الفاتورة طبّق هذه الدفعة عليها من المحاسبة.
- «إزالة الربط» مع ذكر السبب يلغي الربط ويعيد رصيد الفاتورة. وفي صفحة المورد تبويب «مدفوع نقدا» يعرض كل ما دُفع له من الصناديق.
في الدفاتر، المصروف المربوط ينتقل من المصروفات إلى ما عليك للمورد، فتُحسب التكلفة مرة واحدة على الفاتورة، وتؤخذ ضريبتها من الفاتورة أيضًا. والربط يحتاج أن تكون المحاسبة مفعلة للمنشأة، وهي مفعلة ما لم يوقفها Wink You.
حافظ على أرصدة الموردين صحيحة كل شهر
- أنشئ كل فاتورة من أمر الشراء إن وُجد، حتى تطابق الفاتورة ما استُلم فعلًا.
- اعتمد الفواتير أول ما تصل، حتى تكون تواريخ الاستحقاق التي تراها حقيقية.
- قبل نهاية الشهر افتح «النقد» ثم «المصروفات» وصفِّ المصروفات غير المربوطة بفاتورة، واربط كل واحد.
- طبّق أي دفعة مقدمة على أمر الشراء على الفاتورة عند وصولها.
- استورد كشف البنك وأكّد دفعات الفواتير المقترحة، حتى يرتبط كل تحويل بفاتورة.
- راجع تبويب «مدفوع نقدا» في صفحة المورد عندما يسألك المورد عما استلمه نقدًا.
ما الذي لا يقوم به Wink You
يسجّل Wink You مدفوعات الموردين ولا يرسلها. التحويل يتم من بنكك، والنقد يخرج من الدرج باليد. والمصروف لا يُعدّل ولا يُحذف: الخاطئ يُلغى مع ذكر السبب، وإذا كان مربوطًا بفاتورة يُزال الربط أولًا فتعود الفاتورة غير مدفوعة.
أسئلة شائعة
كيف أحوّل التوريد إلى فاتورة مورد؟
في «فواتير الموردين» اضغط «إنشاء فاتورة من أمر شراء»، واختر الأمر المستلم، وعاينه ثم «استخدام أمر الشراء». أضف مرجع المورد وأنشئ المسودة.
كيف أسجل نقدًا دُفع لمورد من الكاشير؟
يسجله الكاشير كمصروف نقدي في الكاشير ويختار المورد، ثم من «النقد» و«المصروفات» افتحه واضغط «ربط بفاتورة مورد».
ماذا لو أرسل المورد نفس الفاتورة مرتين؟
عندما تكتب مرجع مورد مستخدمًا من قبل لنفس المورد، ينبهك Wink You قبل الحفظ. ولا تكمل إلا إذا كانت فعلًا فاتورة مختلفة.
هل تُحسب الضريبة مرتين إذا دُفعت الفاتورة نقدًا من الكاشير؟
لا. بعد ربط المصروف تؤخذ التكلفة والضريبة من الفاتورة، ويقتصر المصروف على تخفيض ما عليك للمورد.
هل أقدر أدفع أكثر من فاتورة مورد مرة واحدة؟
نعم. صاحب المنشأة أو المحاسب يقدر يختار الفواتير ويستخدم «دفع فواتير الموردين» لتسجيل الدفع لها كلها مع بعض.
اعرف أكثر
تعرّف على المحاسبة في winkyou.com/ar/products/accounting-reports وعلى المشتريات والمخزون في winkyou.com/ar/products/inventory. وشاهد الشرح بالفيديو في winkyou.com/ar/support/finance-and-reports/how-to-record-and-pay-a-supplier-bill وفي winkyou.com/ar/support/purchasing/how-to-turn-a-received-order-into-a-supplier-bill.